Sivistyslautakunta
Pöytäkirja 14.11.2023/Pykälä 81

Sivistyslautakunta 14.11.2023 § 81  

186/12.07.00/2023  

Valmistelija Päiväkodin johtaja Reetta Juopperi
puh. 040 713 1934
etunimi.sukunimi@savitaipale.fi

Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmänä on ollut käytössä  Effica/Edlevo ja lasten hoitoaikojen seurannassa ko. järjestelmän osa Läsnä-sovellus sekä huoltajilla Edlevo App-sovellus. Tällä toiminnan-ohjausjärjestelmällä varhaiskasvatuksen hallinnossa tehdään päätökset lasten varhaiskasvatuspaikoista ja sijoituksista ryhmiin. Huoltajat ilmoittavat Edlevo Appilla lasten hoitoajat, jotka yksiköissä voidaan nähdä Edlevon Hoitoaika-sovelluksesta. Lapset kirjataan varhaiskasvatus-yksiköissä läsnä olevaksi Läsnä-mobiilisovelluksella. Vaikka asiakas-maksuista varhaiskasvatuksessa on luovuttu, on resurssoinnin ja turvallisuuden vuoksi olennaista seurata lasten läsnäoloa. Savitaipaleen kunnassa ei ole omaa pääkäyttäjää Effica/Edlevolle, vaan pääkäyttäjäpalvelut ostetaan ostopalveluna TietoEvryltä, joka ohjelman toimittaa.

Lisäksi varhaiskasvatuksessa on käytössä Wilma-järjestelmä, jonne lasten henkilökohtaiset varhaiskasvatussuunnitelmat ja esiopetussuunnitelmat kirjataan. Wilma toimii myös tiedotus- ja viestintäkanavana huoltajien ja varhaiskasvatuksen työntekijöiden välillä. Wilma ei varsinaisesti sovellu varhaiskasvatuksen käyttöön, koska se on alun perin koulun käyttöön suunniteltu.

Varhaiskasvatuksen henkilöstön työvuorosuunnittelu tehdään osittain Excel-taulukoilla ja osittain Titania-ohjelmalla. Titania on vanha, eikä oikein kaikilta osin sovellu varhaiskasvatuksen käyttöön, mutta on silti parempi kuin Excel, jonka käyttö tarkoittaa käytännössä mm. työaikakorvausten laskemista ns. käsityönä. Titaniassa ei ole yhteyttä palkkahallintoon, jotta esimerkiksi palkkatapahtumat saisi ajettua suoraan sähköisesti, vaan ne toimitetaan edelleen tulosteina.

Usean ohjelman ja sovelluksen käyttö vie työaikaa ja on sekavaa. Myös huoltajille on hankalaa, kun pitää käyttää montaa eri sovellusta, joilla hoidetaan eri asioita. Kaiken kaikkiaan käytössä olevat järjestelmät ja ohjelmat palvelevat huonosti käyttötarkoitustaan ja ovat osin aivan eri tarkoitukseen tai erityyppiseen toimintaan kehitetty.

Edellä mainitut ohjelmat ja toiminnanohjausjärjestelmä olisivat kaikki mahdollista jättää pois varhaiskasvatuksen käytöstä vaihtamalla toiminnanohjausjärjestelmää. Kaikki tarvittava varhaiskasvatuksen hallinnointi, lasten hoitoaikojen ja läsnäolon seuranta, viestitys huoltajien kanssa, varhaiskasvatus- ja esiopetussuunnitelmat sekä työvuorosuunnittelu voitaisiin hoitaa samalla toiminnanohjausjärjestelmällä.

Asiaa on edellisen kerran käsitelty sivistyslautakunnassa 7.2.2023. Tuolloin lautakunta päätti, että asiasta järjestetään avoin tarjouskilpailu. Kyseessä oleva hankinta ei ylitä kansallista kynnysarvoa, joten tilaaja voi lähettää tarpeellisen määrän tarjouspyyntöjä asiantuntijapalveluja tarjoaville liikeyrityksille. Hankintamenettelyssä noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja hankinta-asetusta. Päiväkodin johtaja on pyytänyt tarjouksen While on the Move Oy:n Daisy-toiminnanohjausjärjestelmästä sekä Tiera Oy:n Vesselistä.

Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoa varten esitetään talousarvioon varhaiskasvatukselle 15 000 euron investointimäärärahaa. Summa perustuu saatuihin tarjouksiin toiminnanohjausjärjestelmistä sekä arvioon muista mahdollisista kuluista, esimerkiksi Meita Oy:n mahdollisia asennuskuluja varten. Toiminnanohjausjärjestelmän vuosittaiset käyttökustannukset on varattu varhaiskasvatuksen käyttötalouteen talousarviossa.

Esittelijä Sivistystoimenjohtaja Nina Pakarinen

Päätösehdotus Sivistyslautakunta päättää esittää talousarvioon 15.000 euron investointimäärärahaa varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän vaihdon käyttöönottokustannuksia varten. Vuosittaiset käyttökustannukset on budjetoitu talousarvion käyttötalouteen.

Päätös Hyväksyttiin yksimielisesti.